Como bien sabes, es más fácil organizarte cuando tienes cada elemento en su lugar, por eso quisimos proponerte en este Jueves de Tecnología, una opción para ordenar tus correos electrónicos en carpetas y tenerlos ubicados rápidamente.

Sigue cuidadosamente esta guía y podrás enviar automáticamente tus correos a las carpetas en donde los necesites.

Para crear una carpeta nueva

  1. Escoge un nombre para tu carpeta,  debe ser corto y algo intuitivo para que siempre sepas lo que contendrá.
  2. Ya que has pensado en qué nombre ponerle a tu carpeta, da clic con el botón derecho de tu mouse sobre tu nombre en la barra izquierda del menú de Outlook (ya sea el programa o la Web app) y selecciona la opción “crear carpeta nueva” como se muestra en la imagen:carpetaout
  3. Escribe el nombre del folder y presiona la tecla “Enter”.

¡Ya tienes tu nueva carpeta!, ahora sólo debes configurar una regla para llenarla.

Crea una regla para mover tus correos en Outlook Web App

Una regla, es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente en los mensajes de correo electrónico que se envían o reciben,  puedes establecer una para ti de la siguiente manera:

  • Da clic en “Configuración”  image.png y selecciona la opción “Administrar aplicaciones” para Outlook Web App.

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  • Selecciona la opción “Organizar correo electrónico”.

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  • Da clic en el signo de más en la pantalla y selecciona la opción “Crear una nueva regla para los mensajes entrantes”. 

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Te aparecerá un recuadro titulado “Nueva regla de bandeja de entrada”.

  • En la opción “Cuando llega el mensaje y…”, selecciona la casilla “Se recibió de…” como se muestra en la imagen:

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  • Da clic en “Seleccionar contactos” (subrayado a un lado en azul),  te aparecerá una pantalla para seleccionar al contacto o contactos que deseas enviar a esta carpeta; escribe o selecciona el que prefieras. Da clic en “Aceptar”.

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  • Después, en “Hacer lo siguiente…” y en la casilla “Mover el mensaje a la carpeta…”, escoge la carpeta que acabas de crear en “Seleccionar carpeta” (el texto subrayado en azul junto a la casilla).

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En “Más opciones”, puedes agregar excepciones a esta regla si así lo deseas.

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  • Da clic en “Guardar”.

Actualiza la pantalla de Outlook y los cambios aparecerán.

Crea una regla para mover tus correos en Outlook

Para el programa en tu computadora, dirígete a “Home”>Rules>”Create a New Rule” (Inicio>Reglas>Crear nueva regla) y selecciona aquí las características que quieras para esta nueva regla. Por ejemplo que en el título del correo diga ciertas palabras o que haya sido enviada por un contacto en específico, etc.
Posteriormente selecciona “Move item to selected file” (Mover objeto a la carpeta seleccionada), designa la carpeta y da click en “OK” (Aceptar).

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Para modificar una regla en Outlook solamente da clic en “Home”>”Rules”>”Manage rules and alerts”>”Change rule”>Edit rule settings (Inicio>Reglas>Administrar reglas>Cambiar regla>Editar especificaciones de regla) y escoge las nuevas  especificaciones. No olvides que al finalizar debes dar clic en “Aceptar”.

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NOTA: Una regla con una acción personalizada sólo se ejecuta en el equipo donde se instaló y sólo cuando se ejecuta Outlook.

Para que los mensajes del destinatario que quieres enviar a la nueva carpeta y que fueron anteriores a la regla que has establecido se incluyan en la carpeta recién creada, utiliza “Administrar reglas” (Manage rules) y ejecuta el programa en tu Inbox.

Puedes buscar algún correo dentro de tus carpetas o fuera de ellas, escribiendo una o dos palabras claves en la barra de búsqueda sobre la lista de correos en tu bandeja de entrada (Web app). Revisa siempre la configuración de tu búsqueda, debe incluir todas las carpetas de correo.

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O en “Folder”>”New Folder Search” (Nueva búsqueda por Carpeta) para el programa en tu computadora.

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Con esto podrás dejar los mensajes que tú elijas para leer en el momento que desees, sin contar que también puedes usar esta herramienta de Outlook para organizar tus actividades por días u otras características. Esperamos que estas funcionalidades sean muy útiles para ti y te recordamos que puedes ver más consejos como éste en el siguiente Jueves de Tecnología Smile.