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Microsoft y su peculiar suite Office 365 tienen excelentes herramientas para apoyarte con tus trabajos, tareas y estudios universitarios y profesionales que no podemos terminar de decírtelas todas.

Y como los trabajos en equipo nunca faltan; con los horarios y actividades de todos, a veces organizarnos y que todo el equipo sepa qué sucede con el trabajo en desarrollo resulta difícil; además de que la participación de todos y cada uno de los integrantes del equipo no siempre se puede lograr con la distancia.

Para lograr que el trabajo en equipo, la comunicación y cooperación tengan éxito, Office 365 puede ser de gran ayuda. Aquí te dejamos algunos tips que te pueden ayudar:

1. Usa OneDrive

OneDrive, es una excelente herramienta con el espacio suficiente que además de respaldar tus archivos, te deja trabajar en equipo. Puedes compartir todo tipo de archivos en esta nube con tus compañeros, al permitir el acceso de cada integrante al documento.

Además, con tu cuenta UDLAP, tienes hasta 1 TB de almacenamiento para todos tus archivos.

2. Crea una biblioteca de grupo

Mantén todos los correos electrónicos y archivos con un correo especifico en un solo lugar. Así, podrás determinar que únicamente los integrantes del equipo tengan acceso a los documentos de esta carpeta.

Nada se pierde y nada se comparte con quien no es necesario compartirlo.

3. Crea un sitio de grupo

También puedes crear un sitio de grupo, funciona como un sitio web en el cual compartir archivos y seleccionar la privacidad de su trabajo. Además, el producto de tu esfuerzo tiene una presentación con mayor profesionalismo y una estructura que permite que la información y elementos multimedia se organicen mejor.

¿No sabías sobre los sitios de grupo?

Aquí puedes aprender un poco más de ellos: https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-grupo-de-Office-365-desde-el-centro-de-administraci%C3%B3n-de-peque%C3%B1a-empresa-32344a15-4383-43bf-a385-8af0cef3343c

4. Utiliza listas de distribución

Outlook te ofrece ingeniosas y útiles características que en lugar de hacer de tu correo electrónico una herramienta aburrida, la convertirán en una muy útil. Por ejemplo, utilizar listas de distribución, que son un conjunto específico de direcciones de correo electrónico para enviar mensajes en un solo clic a todos los contactos incluidos en ellas.

Además de esto, con una lista de distribución puedes compartir:

· Bandeja de entrada para comunicaciones de correo de grupo.

· Calendario para programar reuniones y eventos del grupo.

· Biblioteca para almacenar y trabajar en archivos y carpetas de grupo.

· Bloc de notas de OneNote para tomar notas de proyecto y las reuniones.

· Herramienta de planificación para organizar y asignar tareas y obtener actualizaciones de progreso del proyecto.

Para poder crear, unirte o salir de un grupo, selecciona Configuración > Opciones > Grupos y explora el menú.

5. Regresa a Skype

Skype, además de que te permite hacer conferencias mientras trabajas, también te permite compartir ficheros con tus compañeros de equipo, así podrán además de ver el mismo archivo, hacer una presentación, tener una conversación (con voz e imagen) y compartir gran variedad de formatos de archivo al momento.

Un clásico muy útil del Internet 😉

6. Usa OneNote

OneNote también es una aplicación que puede serte de mucha ayuda para compartir documentos. Se crean grupos en los cuales sus miembros pueden editar y ver el documento, además de tener el beneficio de poder compartir la pantalla de nuestro escritorio al equipo y mostrar qué se hace.

Para poder utilizar esta función de OneDrive es necesario:

Asegurarte de crear un bloc de notas de OneNote en OneDrive para que otros usuarios puedan acceder a él. Si ya has creado un bloc de notas en tu equipo o dispositivo, primero muévelo a OneDrive.

Si tu bloc de notas esté en OneDrive no significa que otros usuarios puedan verlo, solo estará disponible para ti en todos los dispositivos, tendrás que compartirlo con otros usuarios para que puedan verlo.

7. Utiliza Sharepoint

Puede servirte para compartir archivos con personas que no están en tu misma institución (digamos, la UDLAP), pues una vez guardado el archivo en Word, éste puede enviarse a cualquier dirección al compartirse en Sharepoint.

Para ello debes:

En Word, hacer clic en Archivo > Guardar como > Agregar un sitio.

En Agregar un sitio, hacer clic en el servicio que quiera usar, como Office 365 SharePoint o OneDrive.

Completar la pantalla de Iniciar sesión que aparece para el servicio correspondiente.

Una vez que hayas terminado, la nueva ubicación aparecerá en el panel Guardar como de Word.

Ahí puedes seleccionar con quién compartir o dejar de compartir algún documento de Word. Además, puedes obtener un vínculo para que tu equipo pueda acceder a tu documento directamente desde esa dirección, sin pasar por Outlook o Word.

*Lo más importante, debes asegurarte de que la carpeta en donde guardas estos archivos pueda compartirse.

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8. O usa vínculos de vínculos.

Una vez que has creado un vínculo, nada podrá detenerte para compartir tu archivo, pues una vez que algún integrante del equipo tenga el vínculo que originalmente mandaste, es posible que él pueda crear otro vínculo para permitir que otra persona lo vea o lo edite.

Como te mencionamos, es necesario dar permiso para realizar estas acciones.

Crea un vínculo así:

Haz clic en el archivo que deseas compartir y, a continuación, selecciona “obtener un vínculo”. Si no ves esta opción, haz clic en “Compartir” y, a continuación, en “obtener un vínculo”.

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Puedes conocer más sobre este tema en: https://support.office.com/es-es/article/Compartir-archivos-o-carpetas-en-Office-365-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c

¿Qué te pareció esta información? ¿Ya sabías todo lo que puedes hacer con Office 365, un dispositivo móvil e Internet? Ahora utiliza estos consejos para trabajar y crear en cualquier momento y lugar; ni el almacenamiento ni el software te limitarán 😉