Por: Dra. Carmen Xóchitl Flores Mendoza
Profesora del Departamento de Ingeniería Industrial y Mecánica
El ingeniero industrial busca en todo momento contribuir a mejorar procesos a través de la aplicación de herramientas de optimización y mejora continua. Parte del éxito en la aplicación de estas herramientas se debe a un buen trabajo en equipo; y la otra al apoyo de las autoridades para que se lleve a cabo la implementación de las mejoras.
Como ejemplo, se tiene el caso de un proyecto de mejora continua que se desarrolló en la biblioteca de nuestra institución. Este proyecto de mejora continua aplicó la metodología seis sigma en su proceso administrativo de adquisición de libros. Los departamentos que participaron fueron Desarrollo de Colección, Compras, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, la Dirección de Tecnologías de la Información, además de involucrar a la mayor parte de los proveedores.
El modelo se puede describir en cinco fases: la fase de definición, la fase de medición, la fase de análisis, la fase de mejora y la fase de control. A continuación se presenta una breve descripción del antecedente, así como de algunos resultados.
El proceso de adquisición había sufrido cambios, de tal manera que el tiempo de respuesta al profesor se había incrementado en más del 100%. Como consecuencia, el nivel de satisfacción del profesor se encontraba en niveles de no satisfecho. El objetivo y reto fue disminuir el periodo de respuesta al profesor en un 45.3%, haciendo más eficiente el proceso.
Al aplicar la metodología seis sigma se logró rebasar el objetivo establecido y se obtuvieron los siguientes resultados: disminución del 76% en el tiempo de respuesta al profesor, eliminación de retrabajos, mejor comunicación con los proveedores, seguimiento puntal a las solicitudes de libros por parte del profesorado, entre otros.
Cabe mencionar que con esta metodología se logró establecer y mejorar los canales de comunicación entre las partes involucradas, específicamente para evitar duplicidad de funciones y actividades, además de crear una cultura organizacional de trabajo en equipo.
Así como este proyecto de mejora continua, se tienen registrados más en la Institución, todos ellos con su correspondiente equipo de trabajo. La labor en equipo sin duda no es fácil pero es evidente que tiene sus recompensas, o como lo dijo la líder del proyecto de la biblioteca: “Trabajar en un proyecto seis sigma ha sido una gran experiencia para todo el equipo, se aprendió que la unión hace la fuerza” (Mtra. Guadalupe Bravo). carmenx.flores@udlap.mx
