No sólo en la universidad, sino en tu trabajo, servicio social, prácticas, profesionales o hasta un proyecto personal; los trabajos en equipo son una constante en nuestra vida diaria y con la tecnología, la forma de realizar estas tareas también ha cambiado.
Para mejor, pues ahora, ya no necesitas encontrar la única hora en la que todos puedan presentarse a la cita de trabajo o preocuparte por una locación en la que todos puedan reunirse para trabajar. Ahora puedes hacer trabajos en equipo desde tu computadora o dispositivo móvil.
Para eso existen Office 365 y sus herramientas, que te ayudan a crear un solo documento en el que todos los integrantes del equipo tengan acceso a cualquier hora y cualquier lugar, para su edición. Te dejamos algunos tips para que tú y tu equipo aprovechen al máximo Office 365:
1. Ahora en Word, puedes ver lo que otras personas escriben al momento sobre el documento en el cual están trabajando, sin evitar que también puedas editar. Sólo debes editar los documentos en Word Online como lo haces siempre; si hay otros usuarios que están editando también el documento, Word Online te alerta de su presencia y te muestra el párrafo en el que están trabajando.
2. Desde la aplicación de Skype, puedes conversar con cualquier integrante del equipo y si utilizas “pantalla compartida”, los miembros de la conversación podrán ver en lo que estás trabajando (o tú ver en lo que ellos están trabajando), al momento.
3. Yammer es una nueva aplicación de Office 365 que te permite estar en comunicación con tu equipo, y en donde pueden crear un grupo para compartir archivos. Además de que se integra perfectamente con las herramientas de Office para permitirte una mayor productividad al trabajar remotamente.
4. Se recomienda hacer privado el trabajo en equipo, para que solo los integrantes del equipo puedan tener acceso a él y puedan editarlo. Para ello, puedes crear un grupo en Office 365 desde Outlook, Contactos, Calendario o OneDrive para empresas.
Deberás:
Iniciar sesión en Office 365 con tu cuenta profesional o educativa.
Seleccionar el icono del selector de aplicaciones, luego el Botón de selector de aplicaciones y luego “Administrador”.
Selecciona Grupos > Grupos, en el panel de navegación izquierdo
Ahora selecciona Grupo de Office 365 en el centro de administración.
Selecciona el botón Agregar a un grupo para crear el grupo y selecciona para qué deseas usar el grupo.
5. O utiliza Outlook Groups, que te permite crear un grupo para compartir cualquier tipo de archivo, ya sean fotos, videos, presentaciones u otro archivo de las aplicaciones de Office 365, en el cual todos pueden editar, chatear, y mencionar a alguna persona en tu grupo; todo desde tu correo.
6. Office 365 también es compatible con Linkedln y te permite sincronizar algunos contactos e interactuar con ellos, compartiendo archivos por medio de pestañas, que puedes dejar abiertas al público o no, según tu elección.
Sincronizar LinkedIn con Office 365 es muy fácil. Sólo debes:
Iniciar sesión en Office 365 con tu cuenta UDLAP.
Localiza el Administrador. O bien, selecciona el iniciador de aplicaciones 
y a continuación, el Administrador.
Localiza la Configuración del servicio > correo electrónico, calendario y contactos.
Ahí, activa la sincronización de contactos de LinkedIn.
7. Al compartir algún documento en OneDrive con los integrantes de tu equipo, Office 365 te da la opción de editarlo con Word Online, de esta manera no tendrás que descargarlo y volverlo a subir.
8. En Power Point, también es posible editar el mismo documento al mismo tiempo respetando el diseño elegido en los diferentes dispositivos, para que así todo tu equipo vea el formato real en el que se está trabajando.
Como con Word, cuando varias personas están editando una presentación al mismo tiempo, puedes ver sus nombres en parte superior de la ventana “PowerPoint Online”. Los cambios se ven inmediatamente y se guardan de igual forma.
9. Es recomendable hacer uso de Planner para que tu trabajo se encuentre mejor organizado y puedas visualizar si cada integrante del equipo está haciendo su aportación correspondiente en tiempo y forma; pues Planner te permite planear con tiempo la mejor de realizar el trabajo entre todos.
10. En OneNote y en Excel, puedes trabajar en equipo y compartir tus listas o tus archivos de Excel. Además de poder tener control de los cambios, lo que te permite aceptar o rechazar el cambio en el documento, de acuerdo a si el cambio fue adecuado o no.
Para enviar un vínculo, haz clic en Compartir en la parte superior de la ventana del programa de Office Online; luego, selecciona “Compartir” en Excel Online.
O modifica el documento. Cuando tus amigos hagan clic en el vínculo que enviaste, el documento se abrirá en el explorador de su dispositivo, que les invitará a compartirlo a su vez o a editarlo en la aplicación.
¿Ya eres todo un experto en hacer trabajos en equipo con Office 365? Se dice que esta será la nueva oficina en un futuro, en la nube. Puedes empezar desde ahora a perfeccionar esta forma de trabajo 😉
